Projektmodellen for fællesregionale digitaliseringsprojekter rummer fem faser for et projekts gennemførelse. Faserne tager udgangspunkt i, hvad der er ”best practice” i de mest gængse rammeværker; Prince2, ITIL m.v.

De fem faser er:

• Idéfase
• Analysefase
• Anskaffelsesfase
• Gennemførselsfase
• Realiseringsfase

I idéfasen kvalificeres de umiddelbare rammer og antagelser om projektet nok til at vurdere, om det er umagen værd at bruge flere betydelige ressourcer på at beskrive projektet fra ende til anden i analysefasen. Idéfasen udmøntes i et såkaldt projektgrundlag

I analysefasen udarbejdes grundlaget for at bestemme, hvad projektet består af, så der kan estimeres en troværdig business case og tidsplan, der muliggør, at der kan træffes beslutning om, hvorvidt projektet skal gennemføres. Analysefasen udmøntes i et projektinitieringsdokument (PID).

I anskaffelsesfasen gennemføres der potentielt et udbud eller et indkøb og projektet indgår kontrakter med den eller de leverandører, der skal levere den nye anskaffelse. I samme fase indgår projektet aftaler med leverandører på de omgivende it-systemer, som den nye it-anskaffelse skal hænge sammen med for at fungere. Såfremt et projekt ikke rummer en anskaffelse, springer projektet denne fase over og går direkte til gennemførselsfasen.

I gennemførselsfasen sker al udvikling og gennemførelse af projektet. Såfremt der er en it-leverandører, foretager leverandøren selve systemudviklingen ud fra den aftalte tidsplan i denne fase. Projektet og regionerne følger tæt op på, at leverandøren følger planen og kvalitetssikrer leverancer og dokumentation ift. det aftalte. Projektet og regionerne medvirker i test og afprøvning og styrer frigivelsen af betalinger.

Gennemførselsfasen udmøntes i en afslutningsrapport.

I realiseringsfasen realiseres gevinsterne på kvalitet og effektivitet, som er målsat i business casen. Det er også den fase, hvor det etablerede it-system kan blive platform for yderligere innovation og digitalisering gennem fortsat løbende videreudvikling. Realiseringsfasen udmøntes i en gevinstrealiseringsrapport.

Et projekts overgang fra én fase til en anden er et kritisk punkt i projektets gennemførelse. Det er her projektets styregruppe frigiver den næste fases investeringer i projektet. På dette tidspunkt er det værd at overveje, om projektets rammer fortsat er de rigtige og om projektet stadig er pengene værd at gennemføre. Hvis det ikke er tilfældet, bør organiseringen for projektet overvejes og i yderste instans bør projektet lukkes før tid.

For at et projekt kan overgå fra én fase til en anden er der tilknyttet en række krav. Kravene skal hjælpe styregruppen med at fastslå, om de kan godkende projektets overgang til den næste fase. Hver faseovergang har egne krav et projekt skal opfylde for at blive godkendt til at flytte sig til næste fase.

For at hjælpe projektet med at opfylde kravene, er der tilknyttet en række dokumentationsværktøjer til projektmodellen. Der er dels obligatoriske dokumenter, projektet skal udfylde for at overgå fra en fase til en anden. Der er dels en række hjælpeværktøjer, projektet kan tage udgangspunkt i, hvis der er behov for det.

Ændringer i projektet, der går udover den ramme, der oprindeligt er besluttet for projektet mht. økonomi, tid, ressourcer og risici, eskaleres til RSI-kredsen. RSI-kredsen skal godkende, at projektet kan fortsætte inden for den nye ramme.

Du kan læse mere om projektets dokumentationskrav og finde skabeloner og vejledninger under RSI projektværktøjer i menuen til venstre. 

Projektmodellen er obligatorisk at anvende for alle fællesregionale digitaliseringsprojekter samt fællesregionale dele af fællesoffentlige projekter.

De fællesregionale digitaliseringsprojekter varierer dog meget i tidshorisont, budget, kompleksitet m.v. Derfor er det også vigtigt at kunne skalere anvendelsen af projektmodellen derefter. Den fulde model anvendes f.eks. i tilfælde af en fælles it-anskaffelse mellem de fem regioner. Her er det nødvendigt at gennemgå alle fem faser og udfylde den ledelsesdokumentation, der er knyttet til faserne. Hvis et projekt alene monitorerer anskaffelser, samt de tilhørende systemtilpasninger i de enkelte regioner, rummer projektet ingen anskaffelsesfase og der er generelt behov for en anden, mindre dokumentationstung styring. Her anvendes projektmodellen i en mindre omfattende form.

For at udgøre en beslutningsdygtig styregruppe er det nødvendigt med en klar rolle- og ansvarsfordeling i projektet, og hvert medlem af projektorganisationen skal være sit ansvar bevidst. For at besætte de væsentligste roller i projektet skal medlemmerne i projektorganisationen derudover have nogle specifikke kompetencer.

For at understøtte effektiv ledelse og styring er der udviklet et opstartsforløb for styregrupper i de fællesregionale digitaliseringsprojekter. Opstartsforløbet har til formål at klæde styregruppemedlemmerne på til at varetage deres rolle i styregruppen og skabe et godt afsæt for det fremtidige styregruppesamarbejde. Du kan læse mere om opstartsforløbet for styregrupper, samt de enkelte rollers opgaver og ansvarsområder, her:

Opstartsforløb for styregrupper